Может мой бизнес работать лучше, чем сейчас?
Такой вопрос задавал себе каждый человек, решившийся начать свое дело. В условиях кризиса в любой компании необходимость повышения эффективности ее работы ощущается намного острее. Опыт показывает, что чаще всего в ситуации, когда «все вроде бы хорошо, но мы почему-то топчемся на месте» виноваты именно несовершенные внутренние механизмы, действующие в компании. Вроде бы и сотрудников много, и каждый из них находится на своем месте, но существенного роста эффективности не наблюдается. Часто причиной становится неверное распределение функций между сотрудниками и излишняя загруженность людей рутинной работой.
Каким образом можно исправить ситуацию, снизить себестоимость собственной продукции (услуг) и получить конкурентное преимущество? Существует множество способов повышения эффективности, но сейчас хотелось бы рассказать конкретно об автоматизации бизнес-процессов.
Давайте рассмотрим несколько реальных способов, позволяющих повысить рентабельность работы бизнеса:
Сколько времени отнимает наполнение сайта?
Чаще всего для анализа закупочных цен нанимают специального человека, в чьи обязанности входит отслеживание десятка-двух сайтов поставщиков (конкурентов) и формирование заявок в режиме non-stop. Рутинное выполнение подобных задач можно полностью автоматизировать, получив экономию от 15 000 рублей в месяц только на заработной плате. Точно также ваш сайт вполне может обойтись без отдельного контент-менеджера: всю работу будет делать секретарь, ведь 90% операций (таких как работа с заказами покупателей, мониторинг новых товаров, обновление цен и публикация новостей в социальные сети) могут быть автоматизированы. Освободившиеся деньги лучше потратить на продвижение сайта. Эффективная реклама сайта в интернете принесет вам примерно в 5 раз больше клиентов, чем «растяжка» на улице.
Как продавать именно то, что захотят купить?
Одной из важнейших проблем торговли является необходимость контролировать оборот товаров: вовремя выявлять непопулярные или неликвидные товары. В магазине без автоматизации крайне трудно контролировать АВС-анализ товаров. Часто закупаются именно те товары, что предлагают вам агенты, или те, что лежат на виду и их остаток можно контролировать взглядом ежедневно. В магазинах без автоматизации может быть до 50% такого товара неликвидным или мало-ликвидным. Продается он кое-как, но потом закупается снова. Продвинутые товароучетные программы могут проводить необходимый анализ в полностью автоматическом режиме. Вы сможете получить рекомендации по необходимости закупки тех или иных товаров в зависимости от частоты их продаж, объема приносимой валовой прибыли и т.д.
Возможно ли навести порядок в отделе продаж?
Если в вашей компании работает целый отдел продаж или закупок, то у вас наверняка есть специализация менеджеров и проблемы с документооборотом. Реальным выходом из сложившегося хаоса станет внедрение системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM, CRM-система, сокращение от англ. Customer Relationship Management). Рынок CRM в современной России переживает рост в 10-11%, даже не смотря на кризисные явления. А во многом и благодаря им. Внедрение CRM позволят предприятиям выстроить клиент-ориентированную модель бизнеса, жестко регламентировать все внутренние бизнес-процессы и зафиксировать пути передвижения внутри организации договоров, служебных записок или иных важных документов. С помощью планирования бизнес-процессов вы относительно легко сможете снизить негативное воздействие «человеческого фактора». Использование процессного подхода превращается сегодня из модной «фишки» в реальную производственную необходимость. CRM позволяет сохранять собственных клиентов, вести всю историю взаимодействий с ними и даже контролировать исполнение сотрудниками внутренних служебных поручений. Многие CRM легко интегрируются с офисной телефонией. Существуют абсолютно бесплатные CRM-системы отечественного производства, ничем не уступающие по своим возможностям многим зарубежным аналогам.
Как организовать коллективную работу?
Если ваша фирма предоставляет услуги монтажа или сервисного обслуживания оборудования, то прекрасным рецептом повышения ее эффективности сможет стать внедрение календарного планирования работ с разделением по задействованным бригадам и отдельным исполнителям. Возможно запланировать сразу несколько этапов сложного технологического процесса и напрямую следить за соблюдением сроков. Полученные календари часто можно синхронизировать с личными телефонами сотрудников и тем самым избегать срыва сроков работ. Работу торговых представителей можно организовать с помощью мобильного приложения: маршрут каждого сотрудника будет отмечен на карте собственный маршрут передвижения, не лишней окажется возможность проверки статуса заказов клиента «прямо в поле».
Как перестать бояться и начать доверять сотрудникам?
Нередко даже после установки автоматизированных систем остаются лазейки. Персонал находит, как взять, «что плохо лежит», десятками способов, а потери от воровства достигают 10-15% от оборота в торговле и до 40% в общепите. Владельцы торговых розничных сетей или предприятий сферы общественного питания всегда стремятся контролировать кассовую дисциплину своих работников. Сделать это нелегко, особенно если фирма работает по системе ЕНВД и не ведет строгую кассовую отчётность. Но знаете ли вы, что можно объединить кассу с системой видеонаблюдения и записывать наиболее важные события: отмены чека, возвраты, или чеки, содержащие определенные товары? На один экран будут выведены данные чека покупателя, интерфейс кассовой программы, и кадры видеозаписи. Вооружившись такой системой разбирать и предотвращать неприятные инциденты намного проще, чем просматривать в ускоренном режиме часы видеозаписей.
Что происходит, пока вы не в офисе?
Часто собственнику не хватает времени для полноценного погружения во все нюансы жизни основанной им компании. А знаете ли вы, что происходит за вашей спиной? Непосильной задачей кажется получение в режиме реального времени обобщенных управленческих и финансовых показателей, причем одновременно с нескольких объектов, совсем разных по своей сути (например, кафе, магазин, торговая компания и мини-гостиница). Однако без подобных данных невозможно принимать верные аналитические решения. Существуют специальные программные продукты, представляющие при помощи пары графиков всю картину работы вашей компании.
Не бойтесь будущего!
Часто руководители считают автоматизацию собственного бизнеса делом ненужным и неэффективным, не способным окупить себя. Однако бывает так, что квалифицированный и высокопроизводительный сотрудник покидает фирму, а руководству приходится заново обучать уже другого человека. Каждый раз это неоправданные расходы времени и денег. С другой стороны, за написанную под специфику вашего бизнеса программу вы заплатите только один раз. Программная логика оказывается намного дешевле и эффективнее наемных сотрудников.
Не нужно бояться автоматизации. Качественная и удобная система учета лишь поможет вам развиваться. К сожалению, в большинстве компаний системы автоматизации оказываются «как бы» внедренными, а соблюдение регламентов и правил вместо обязательного действия остается только фикцией. Мы призываем вас: не бояться нового и смело идти вперед. Сейчас в нашей экономике наступили тяжелые кризисные времена – будьте сильными! Ведь не даром говорят, что там, где слабый ищет отговорки – сильный видит новые возможности.
Так же смотрят