Переход на электронные транспортные накладные в 2023 году: кто обязан применять и когда

Переход на электронные транспортные накладные в 2023 году: кто обязан применять и когда

С марта 2022 года все стороны грузоперевозок могут перейти на электронный документооборот и оформлять транспортные накладные в цифровом виде. Расскажем, как обмениваться перевозочными документами по-новому, кто должен перейти на цифровой формат и что для этого нужно сделать.

Зачем нужны электронные транспортные накладные

Транспортная накладная — это документ, который подтверждает факт перевозки груза автомобильным транспортом. Его оформляют участники перевозок для учета оказанных транспортных услуг и расчетов с перевозчиком.

В октябре 2020 года Минтранс России провел эксперимент по переводу транспортных накладных и путевых листов в цифровой формат. Отправители грузов, перевозчики и грузополучатели оформляли и подписывали документы через операторов электронного документооборота (ЭДО). А ГИБДД и Ространснадзор контролировали процесс через тестовую информационную систему. 

Эксперимент прошел успешно — новые механизмы взаимодействия участников перевозок и госорганов выполнили свои цели. Процесс грузоперевозок на время эксперимента стал быстрее и дешевле для участников и прозрачнее для государства. С 2022 года добровольное использование электронные транспортные накладные закрепили в законодательстве. 

Переход на ЭДО в транспортной логистике создает преимущества для бизнеса:

• Быстрый доступ к электронным транспортным накладным с любого устройства для всех участников перевозок;
• Ускорение бизнес-процессов, перевозчик получает оплату в короткие сроки;
• Сокращение расходов на доставку и хранение документов;
• Легкий и быстрый поиск документов в электронном архиве.

Изменения в законодательстве

На февраль 2022 года нормативная база по переходу на электронные транспортные накладные утверждена частично. Пока участники коммерческих перевозок могут оформлять транспортную накладную в электронном формате по своему желанию. Операторы ЭДО, которые получат аккредитацию, станут операторами электронных перевозочных документов (ЭПД).

Основные даты изменений в 2022 году

1 января — вступила в силу часть положений постановления Правительства № 2116, которое вносит изменения в правила перевозки грузов автомобильным транспортом.

11 января — вступил в силу приказ ФНС от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@, который утвердил формат электронной транспортной накладной, сопроводительной ведомости и заказа.

15 февраля — планируется утвердить порядок обмена электронными транспортными накладными

1 марта — вступят в действие новые правила заполнения транспортной накладной и возможность использовать ее электронную форму в соответствии с постановлением Правительства № 2116.

С 1 марта до 1 сентября будет действовать переходный период. В это время участники грузоперевозок смогут оформлять электронные транспортные накладные в формализованном виде и в других форматах, которые ранее были приняты у ряда крупных организаций.

С 1 сентября электронные транспортные накладные можно будет использовать только в формате, который утвердила ФНС. При грузоперевозках компании выбираются из бумажных документов и обмениваются перевозочными документами через единую государственную систему (ГИС ЭПД). Подписать, отправить и получить электронные документы можно в программах 1С.

С 01.03.2023 появится возможность оформления электронного путевого листа, заказа (заявки) и договора фрахтования. В дальнейшем перечень электронных перевозочных документов будет расширен.

Процесс обмена данными с транспортными средствами выглядит так:

• Грузоотправитель оформляет электронную транспортную накладную в программе 1С и отправляет ее перевозчику и грузополучателю.
• Перевозчик принимает или не принимает груз к перевозке и направляет грузоотправителю и грузополучателю. При подтверждении приемки груза к перевозке перевозчик может привлечь сведения о переадресовке, о замене водителя и (или) ТС.
• После доставки грузополучатель принимает или не принимает груз и относится к грузоотправителю и перевозчику.
• Перевозчик направляет грузоотправителю и грузополучателю о передаче или непередаче груза грузополучателю. В случае частичной выгрузки перевозчик может привлечь внимание к переадресовке (возврате) и замене водителя и (или) ТС. Прибыльность перевозчика вносит информацию о корректировке стоимости перевозки и направляет ее на согласование грузоотправителя.

Все операции по использованию документов, их подписанию, обмену, внесению корректировок и расширению доступности в программах 1С без перехода в другие программы и без дополнительных обработок. Инструменты для работы с ЭПД являются частью программного обеспечения 1С, что делает переход на электронный документооборот для пользователей 1С удобным и быстрым.

Как перейти на обмен документами в электронных устройствах, как подключиться к 1С-ЭПД?

Для работы в единой системе электронных перевозок документов необходимо:

• Подключается к системе электронных перевозок документов и настраивает электронный документооборот в программе 1С;
• Оформите квалифицированные электронные подписки, которые подписывают транспортные накладные при отправке и получении грузов. Отправить запрос на получение подписки можно из программ 1С с помощью «1С-Подпись» ;
• Договориться с другими фигурирующими грузоперевозками об обмене обычными документами. Для этого отправить контрагентам приглашение к обмену. Это также можно сделать из программы 1С;
• Пользователям, которые будут принимать заказы, перевозить и грузы, смартфоны или планшеты, подключаться к интернету, чтобы они могли работать с доступными документами.

Название	Розничная цена за 1 титул (руб.)	Розничная цена (руб.)
"1С-ЭДО. ЭПД-600" на 12 месяцев	6,00	3 600,00
"1С-ЭДО. ЭПД-1000" на 12 месяцев	5,00	5 000,00
"1С-ЭДО. ЭПД-5000" на 12 месяцев	4,50	22 500,00
"1С-ЭДО. ЭПД-10000" на 12 месяцев	4,00	40 000,00
"1С-ЭДО. ЭПД-50000" на 12 месяцев	3,00	150 000,00
"1С-ЭДО. ЭПД-100000" на 12 месяцев	2,50	250 000,00

Срок действия каждого предоплаченного тарифа - 12 месяцев.